No passado, eu avaliava meu desempenho com base no nível de esforço que eu colocava nas minhas tarefas. Essa abordagem levava-me a escolher, muitas vezes sem perceber, o caminho mais difícil, mesmo quando não era necessário. Essa perspectiva acabava por me fazer acreditar que o sucesso estava diretamente ligado à quantidade de trabalho árduo que eu colocava em algo. No entanto, com o tempo, percebi que o esforço em si não é o único indicador de sucesso ou até mesmo, de qualidade.
Após muitas tentativas encontrei uma maneira que funciona para mim e aprendi na prática que nem sempre a solução mais complexa é a melhor, e que muitas vezes existem abordagens mais simples e eficazes para alcançar os mesmos resultados. E é esse conceito que quero trazer hoje para vocês.
Femys, no mundo do empreendedorismo, você tem dois caminhos: ou reinventas a roda a cada atendimento, começando do zero, ou encontras o caminho mais eficiente e rápido para realizares o teu trabalho, enquanto reduzes despesas, aumentas lucros e diminuis o tempo de atendimento para cada cliente.
Parece bom demais para ser verdade? Acredites ou não, isso é possível e pode ser alcançado através do método S.P.A. que consiste em: Simplificar, Padronizar e Automatizar. Continua a ler para compreenderes melhor esse método e começares a aplicar na tua rotina.
Quando falo em simplificar, refiro-me à redução de tarefas desnecessárias em um processo de venda ou de entrega, com o objetivo de tornar esse processo simples e replicável. Isso significa que, se ofereces algum tipo de serviço e consegues simplificar o processo de venda e de entrega, ganharás mais tempo, o que fará que consigas atender à mais clientes no tempo que anteriormente atenderias apenas um, o que fará também com que o teu faturamento aumente em decorrência disso.
Existem várias maneiras de alcançar isso. Uma delas é criar roteiros de mensagens para o WhatsApp, o que permite uma comunicação mais eficiente e padronizada com os clientes. Outra opção é automatizar às tuas vendas por meio de um e-commerce, especialmente se vendes produtos. Dessa forma, não precisas de estar envolvida em todas as etapas da venda para intermediar uma transação. Mais algumas ideias para se considerar:
- Se ofereces um serviço, cria um arquivo em pdf para ser enviado aos teus clientes, apresentando os pacotes, valores e respondendo à dúvidas frequentes para não precisares de ficar a reescrever a mesma coisa para todos eles.
- Existe alguma etapa do teu processo de trabalho que poderias terceirizar? Por exemplo: a criação de conteúdo para o instagram, o marketing da tua empresa, o atendimento ao cliente. Tu realmente precisas estar no comando de todas essas atividades?
- Existe alguma forma diferente e mais fácil de realizar o teu trabalho que atualmente não estás a aplicar? Por exemplo, se possuis uma loja e não tens recursos ainda para investir em um e-commerce, poderias criar um destaque no instagram respondendo sobre encomendas ou perguntas frequentes, fazendo com que economizes o teu tempo e não precises de responder perguntas repetidas todos os dias.
Conseguiste pensar em formas de simplificar o teu trabalho? Então chegou a hora de criar um padrão. Cria um padrão no qual consigas replicar em todos os atendimentos para que nunca mais tenhas que começar um novo projeto ou atendimento do zero, apenas realizando alguns ajustes de um cliente para o outro.
A padronização traz uma grande vantagem: melhora na clareza do fluxo de atividades, eliminando o potencial de adivinhação e evita perda de tempo ao descobrir o próximo passo a ser realizado. Quando há um padrão estabelecido para as atividades, as chances de erros são reduzidas, o que resulta em clientes mais satisfeitos.
- Faz uma lista de como o processo deve se iniciar e terminar.
- Detalha como o processo é executado e qual a sequência das etapas.
Usa essas informações como um mapa mesmo, um manual! Isso irá tornar o processo mais previsível e evitará a fadiga de um novo atendimento.
Automatizar tarefas envolve o uso de tecnologias para eliminar o tempo gasto em tarefas repetitivas. Atualmente, existem diversas opções de sistemas e aplicativos que são fáceis de serem adotados. Embora muitas organizações inicialmente pensem em automatizar processos apenas no marketing e atendimento ao cliente, a automação pode abranger vários setores.
Alguns exemplos incluem: relacionamento com o cliente, gerenciamento de stocks, emissão de faturas, emissão e controlo de notas fiscais, gestão de contratos, uso de chatbots para responder perguntas frequentes, envio de e-mails de marketing, entre outros. Algumas outras ideias a se considerar:
- Automatiza o teu funil de vendas através de aquisição de clientes por meio de anúncios pagos impulsionando um VSL (vídeo de alta conversão), direcionando o lead para um instagram bem nutrido e um site para converter os acessos em clientes, criando uma base de aquisição de clientes previsível. Depois de estruturares esse funil, bastará clicar em um botão para trazer os clientes até ti.
- Separa um dia no mês ou na semana para criares conteúdos para o teu instagram e agenda-os para serem postados nas redes sociais regularmente.
- Configura um WhatsApp Business com mensagens prontas para cada etapa do atendimento, cria um script completo de cada uma das etapas, desde o primeiro contacto até o pós-venda. Coloca uma mensagem automática para avisar os clientes do teu horário de atendimento para quando estiveres ausente e melhorar a experiência.
- Considera criar um e-mail marketing para atualizar os teus clientes sobre os serviços e ofertas.
A principal premissa do método S.P.A (Simplificar, Padronizar e Automatizar) é diminuir o máximo possível da tua presença ativa nos processos internos, diminuindo tarefas repetitivas e criar uma previsibilidade de resultados para o teu negócio. Se ficou com alguma dúvida, estarei à disposição nos comentários para conversar contigo sobre os conceitos apresentados na matéria.
E como sempre, vemo-nos no próximo post com mais dicas e insights!
Da tua Femy Ny 😉
